Mennyire "nehéz" rendezvényszervezőnek lenni?

A jó rendezvényszervező (a teljesség igénye nélkül):

remek problémamegoldási, improvizációs (mindig történik valami), szervezési, vezetői, kommunikációs készségekkel rendelkezik, valamint szuper kapcsolatrendszerrel. Jobb esetben a rendezvényszervező keze alatt dolgozik egy (kis) csapat, de olyanokkal is találkoztam már, akik maximum 1-2 embert foglalkoztattak csak.

Viszont összetett munkakör ez; tisztában kell lenni a megrendelő kívánságaival, elvárásaival, az anyagi kerettel, és ezeket a gyakorlatba is aszerint kell átültetni. És közben a megrendelővel is tartani kell a kapcsolatot (sokan vannak, akik x időközönként mégis inkább így, és nem úgy szeretnének dolgokat, akkor pl. a helyszínt, vagy bármi mást szolgáltató felek is tudnak közben variálni, a szervezőnek nem mindig előnyös módon). A pénz-, és anyagmozgásokról is állandóan friss, nem elavult, bármikor elérhető dokumentumot kell vezetni. Sok papírmunka, amiben jogi dolgok is szerepelnek (szerződések, felelősségvállalási nyilatkozatok).

Legtöbb esetben több hónapon átívelő munkáról van szó, ami bár pár óra alatt lezajlik, mégis mindennek teljesen rendben kell lennie. Előrelátónak kell lenni, elvégre, ki tudja, mikor és mi történhet, szóval nagy felelősség is.

A feladatok:

előtte:

-felvenni a megrendelő kéréseit (főbb kulcsmozzanatok az eseményen, létszám, helyszín, ha arról van valamilyen elképzelés, célközönség, esemény célja, annak milyensége), majd a későbbiekben kapcsolattartás

-helyszín lefixálása (gyakori, hogy többször el is kell oda utazni), tervezet készítése, hogy hogyan is nézzen majd ki az eseményen

-szponzorok keresése, az esemény megfelelő promózása

-beszállítók keresése, majd konkrét termékek megrendelése, azok nyomonkövetése (italok, ételek, egyéb díszítőelemek)

-saját és a helyszínen dolgozó csapathoz feladatok allokálása, majd felülvizsgálata (fontos, hogy lista legyen az emberek nevéről, amin könnyen ellenőrizhető, hogy melyik dolog kinek a feladata)

-az eseményt percre pontosan meg kell tervezni, és ezt a tervezetet majd a végén a gyakorlatban is tartani

-szerződéseket kezelni pl. a helyszín bérlése, munkaszerződés az adott napra

-pénzügy és logisztika: ezeket papíron/gépen is vezetni kell, az első pillanattól kezdve a rendezvény utánig (az rendezvényszervező munkája nem áll meg, amikor az esemény végetér, mert utána jön a fizetés, az elégedettségi felmérések, illetve egyéb visszajelzések fogadása, értékelése)

-kapcsolattartás minden féllel, nyílt kommunikáció, megfelelő marketing stratégia kidolgozása, annak átültetése a gyakorlatba

-meghívók kezelése, küldése, elkészítése

alatta:

-aznap, az esemény előtt közvetlenül: utolsó meeting/megbeszélés, utolsó ellenőrzések

-a helyszíni jelenlét (van, ahol nincs szükség, hogy végig jelen legyen a szervező)

-ha bármi gond felmerül, azonnal korrigálni kell, azonnal cselekedni

utána:

-jelentések, elemzések készítése, majd azok elemzése

-esemény utáni kommunikáció: "köszönjük, hogy részt vett/ minket választott szervezőnek" emailek, levelek, telefonhívások

-visszajelzések fogadása, elemzése

-kérdőívek kiküldése, majd annak válaszainak elemzése

-végül pedig, zárásként, le kell ellenőrizni a pénzmozgásokat, szerződéseket, megnézni, hogy nyereséges volt-e az esemény, minden kritérium rendben volt a megvalósítás során

Nagy felelősség, sokféle "skill" kell hozzá, bírni kell a stresszt, terhelhetőnek kell lenni, tudni kell a legváratlanabb helyzetekre is jól reagálni, elengedhetetlen a kiváló problémamegoldó-készség, kiválóan kell tudni kommunikálni, és a vezetői szerepet is tökéletesen kell tudni betölteni.

Nehéz belőle megélni, sokan vannak a piacon belőle (BP-n legalábbis, vidéken meg nincs akkora kereslet), így pedig nehéz nevet szerezni, főleg, hogy a kapcsolatrendszer, az ismeretség itt sokat nyom a latba.