Mi az az iktatási szám?

Szerintem kezdjük az elején. Van egy olyan hatóság, hivatal, cég bármi amelyikhez nagyon nagy mennyiségben érkeznek be iratok, beadványok stb. Egy ilyen helyen követni kell tudni, hogy egy beérkezett irattal (beadvánnyal stb.) mi van, hol tart, foglalkozik-e egyáltalán bárki vele (ez főleg akkor kell ha határidős a dolog, mert van x. nap arra, hogy valami történjen vele). Ilyenkor amikor egy ilyen irat beérkezik az adott helyre, alapvető ellenőrzések után "iktatják" ekkor kap egy ún. iktató számot (vagy iktatási számot), és bekerül egy nyilvántartásba is. Pl. 3896/2022 számon beérkezett irat feladója: Gipsz Jakab, Nevenincs falú, 6-os utca 42. szám; tárgy: panasz, a szomszéd hangosan csámcsog. /hogy a tárgyat milyen mélységig teszik be az iktató könyvbe, ma már számítógépbe az nagyon hely és hivatal függő/. Előadó: Kiss Marika - horkolás osztály. Innen kezdve bármi ami történik ezzel a beadvánnyal arra rákerül ez az iktató szám, és akkor lehet tudni, hogy melyik anyagok tartoznak össze. Pl. kiderül, hogy hiánypótlás kell, ekkor Kiss Marika ügyintéző kiküldi a hiánypótlás felhívást, erre Gipsz Jakab válaszol, ami ugyanúgy bekerül a hivatalhoz, de ahhoz, hogy lehessen tudni, hogy ez nem egy új ügy, hanem a régi folytatása kérik, hogy tedd meg, hogy ráírod az iktatási számukat, mert akkor aki beveszi az iratokat tudja, hogy nem új ügyként kell kezelni, hanem egy meglévőhőz csatolni. Ez nyilvána olyan helyeken kell ahol naponta több száz esetlet több ezer beérkező beadvány, levél, bejelentés, irat stb. érkezik és valahogy rendet kell tenni.

Ugyanígy segít pl. abban, hogyha az derül ki, hogy valami elakadt.