Hogyan hozhatok utólag rendbe egy elszámolt étkezési térítési díjas számlát?

Nemrég kaptam óvodatitkárként állást és sajnos semmi segítségem nincs a problémák megoldásában!Most találtam meg két nagy hibát,amit még októberben követtem el.Nem vettem figyelembe,hogy az egyik gyermekvédelmi kedvezményben részesülő gyermek határozata lejárt 10-én és csak 14-én igényelték újra,magyarán négy napi étkezést teljes áron kellett volna számolnom neki.A másik gyereknek szeptember közepe óta lejárt és sajnos elkerülte a figyelmemet!

Minden hónapban előre kell számolnom és utólag vonom le a túlfizetéseket.Minden hónap végén ki kell állítanom egy tanúsítványt a hivatal felé,amiben leírom,hogy kinek mennyi támogatást kellett igénybe vennie.

Mi lenne a leghatékonyabb megoldás ,hogy mindent helyre hozzak?Köszönöm!